Met de Wellhub-koppeling boeken Wellhub-leden je groepslessen direct via de Wellhub-app. Trainin zet je rooster automatisch door naar Wellhub en verwerkt boekingen, annuleringen en check-ins, zodat je alles op één plek beheert.
Wellhub heette vroeger Gympass. In dit artikel lees je hoe je de koppeling instelt, hoe je controleert of alles werkt en hoe je er dagelijks mee werkt.
Goed om te weten
- Wellhub-leden worden geen klanten in Trainin. Er worden geen credits afgeschreven en de boeking levert in Trainin geen omzet op.
- Wellhub betaalt je rechtstreeks uit, op basis van de check-ins. Dat loopt buiten Trainin om.
- Je kunt groepslessen en cursussen op Wellhub aanbieden.
- Een Wellhub-check-in wordt geregistreerd als aanwezigheid. Er gaat geen deur mee open.
Voordat je begint
- Je hebt een overeenkomst met Wellhub en toegang tot de Wellhub-partnerconsole.
- Je hebt in Trainin het recht om marktplaatsintegraties te beheren. Standaard heeft de eigenaar dit recht.
- De Wellhub-koppeling is aangezet voor je bedrijf. Is dat nog niet zo, dan zie je bij Integraties › Wellhub een informatiepagina. Neem dan contact op met Trainin support, dan zetten wij het voor je aan.
Stap 1: Wellhub activeren in Trainin
- Ga naar Integraties en kies onder Marktplaats voor Wellhub.
- Klik op Wellhub activeren.
- Je komt nu op de instellingenpagina van Wellhub. Hier vind je de gegevens die je nodig hebt om je locaties te koppelen.
Stap 2: je locatie koppelen aan je Wellhub-gym
- Wellhub werkt met gyms, Trainin met locaties. Je koppelt die twee in de Wellhub-partnerconsole.
- Kopieer op de Wellhub-pagina in Trainin bij Locatie-ID's de ID van de locatie die je wilt koppelen. Gebruik daarvoor de kopieerknop naast de locatie.
- Log in op de Wellhub-partnerconsole en kies Trainin als je systeem.
- Vul de locatie-ID in die je net hebt gekopieerd en rond de stap in de partnerconsole af.
- Na een paar minuten staat je gym onder Gym-ID's, met daarbij de gekoppelde locatie(s) en je Wellhub-producten. Heb je meerdere locaties die bij één Wellhub-gym horen? Dan koppel je ze allemaal aan dezelfde gym-ID.
Koppelen lukt niet via de partnerconsole?
De gym-ID kan ook handmatig worden ingevuld bij de locatie, in het veld Wellhub gym-ID onder Locaties. Hier is een apart recht voor nodig. Neem contact op met Trainin support als je dit nodig hebt.
Stap 3: activiteiten openzetten voor Wellhub
Je bepaalt per activiteit of Wellhub-leden die kunnen boeken en hoeveel plekken je voor hen vrijhoudt.
- Ga naar Activiteiten en open de groepsles of cursus die je op Wellhub wilt aanbieden.
- Klik op bewerken en ga naar het onderdeel Marktplaatsen.
- Zet Marktplaatsen inschakelen aan.
- Vul bij Wellhub-plekken in hoeveel plekken per sessie Wellhub-leden mogen boeken. Standaard is dit de maximale groepsgrootte.
- Kies het Wellhub-product waaronder de activiteit op Wellhub verschijnt. Welke producten je hebt, spreek je af met Wellhub.
- Klik op Opslaan.
Trainin zet de komende sessies van deze activiteit nu automatisch op Wellhub. Wijzig je later iets aan het rooster, bijvoorbeeld een tijd, docent of zaal, dan wordt dat ook automatisch doorgezet.
Wil je voor één sessie of een reeks meer of minder Wellhub-plekken? Bewerk de sessie of reeks in de agenda en pas Wellhub-plekken aan. Laat je het veld leeg, dan geldt het aantal van de activiteit.
Controleren of alles werkt
- Op de Wellhub-pagina in Trainin zie je:
- Gym-ID's: welke Wellhub-gyms gekoppeld zijn, aan welke locaties en met welke producten.
- Synchronisatiestatus: wanneer je rooster voor het laatst naar Wellhub is gestuurd. Is er iets misgegaan, dan staat hier de laatste foutmelding. Neem dan contact op met Trainin support.
Een sessie staat op Wellhub als al deze punten kloppen:
- De Wellhub-koppeling staat aan.
- Bij de activiteit staat Marktplaatsen inschakelen aan en er is minstens 1 Wellhub-plek.
- De locatie van de sessie is gekoppeld aan een Wellhub-gym.
- De sessie ligt in de toekomst en is niet geannuleerd.
Plan je een sessie op een locatie zonder Wellhub-gym, dan waarschuwt Trainin je daarvoor in de agenda.
Dagelijks werken met Wellhub
Boekt een Wellhub-lid een les in de Wellhub-app, dan bevestigt Trainin de boeking binnen een paar minuten als er plek is. Is de les vol, al begonnen of geannuleerd, dan weigert Trainin de boeking en krijgt het lid dat in de Wellhub-app te zien.
Wellhub-leden krijgen nooit meer plekken dan je Wellhub-plekken, en ook nooit meer dan er in de les nog vrij is. Je eigen klanten en Wellhub-leden boeken dus uit dezelfde groep plekken.
Wellhub-boekingen herkennen
- In de deelnemerslijst van een sessie staat bij een Wellhub-lid het label Wellhub.
- Bij Boekingen › Marktplaatsen zie je alle marktplaats-boekingen bij elkaar. Je kunt filteren op marktplaats en zoeken op naam.
Annuleren
- Annuleert het lid via de Wellhub-app, dan wordt de boeking in Trainin geannuleerd met de reden "Geannuleerd via Wellhub", of "Wellhub late annulering" als het na de annuleringstermijn gebeurt. Wellhub handelt een late annulering zelf af.
- Annuleer jij een sessie of een Wellhub-boeking in Trainin, dan geeft Trainin dat automatisch door aan Wellhub.
Inchecken
- Wellhub-leden checken in via de Wellhub-app als ze bij je locatie zijn. Trainin geeft de check-in door aan Wellhub, en Wellhub gebruikt die voor je uitbetaling.
- Met boeking: het lid wordt bij die les op aanwezig gezet. Dat werkt alleen op de dag van de les zelf.
- Zonder boeking: Trainin registreert een Wellhub-bezoek, zodat je ook losse bezoeken terugziet.
- Gebruik je toegangscontrole, zoals een deur of poortje? Een Wellhub-check-in opent die niet, en komt ook niet in het overzicht Check-ins.
Overzicht van Wellhub-leden
Ga naar Integraties › Wellhub en klik bij Wellhub-leden op Leden bekijken. Je ziet per lid de naam, Wellhub-ID, het aantal bezoeken en de datum van het eerste en laatste bezoek. Je kunt deze lijst exporteren naar Excel of CSV.
Beperkingen
- Je kunt het aantal Wellhub-plekken niet verlagen tot onder wat al door Wellhub-leden is geboekt.
- Staat een sessie op Wellhub, dan kun je de locatie niet meer wijzigen. Annuleer de sessie en plan een nieuwe op de andere locatie.
- Wellhub accepteert een annuleringstermijn van maximaal 24 uur. Heb je in Trainin een langere termijn, dan geldt op Wellhub 24 uur.
- Op Wellhub duurt een les maximaal 200 minuten. Duurt je sessie langer, dan staat die op Wellhub als 200 minuten.
Wellhub tijdelijk uitzetten
Zet op de Wellhub-pagina de schakelaar Wellhub activeren uit. Trainin stuurt dan geen gegevens meer naar Wellhub en verwerkt ook geen nieuwe boekingen. Zet je de schakelaar weer aan, dan werkt de koppeling weer met dezelfde instellingen.
Veelgestelde vragen
- Mijn les staat niet op Wellhub. Wat kan ik doen?
Loop de lijst na bij Controleren of alles werkt. Meestal is de locatie nog niet gekoppeld aan een Wellhub-gym, of staat bij de activiteit Marktplaatsen inschakelen nog uit. Kom je er niet uit, neem dan contact op met Trainin support.
- Zie ik de Wellhub-inkomsten in Trainin?
Nee. Wellhub betaalt je rechtstreeks uit. In Trainin zie je wel welke leden hebben geboekt en hoe vaak ze zijn geweest.
- Kan een Wellhub-lid ook klant bij mij worden?
Ja, maar dat gebeurt niet automatisch. Wil een Wellhub-lid een eigen abonnement of rittenkaart bij je, dan maakt het lid gewoon een account aan in je app of webshop.