Om een factuur aan te maken heb je de volgende opties:
Optie 1:
- Ga naar Financiën
- Klik rechtsboven op de button Nieuwe factuur (of + op mobiel)
Optie 2:
- Klik rechtsboven op +
- Klik op Factuur aanmaken
Je hebt vervolgens de volgende mogelijkheden:
1. Klantgegevens (bestaande of gast)
Je kunt een factuur adresseren aan een bestaande klant of een gast. Zo kun je eenvoudig een bestaande klant selecteren door te zoeken op naam of e-mailadres. Vervolgens kun je eventueel de naam, adres of bedrijfsgegevens, die zichtbaar worden op de factuur, aanpassen door op Wijzig-icoontje te klikken. Als je een factuur wilt aanmaken voor een gast dan zal je de naam (of eventuele bedrijfsgegevens) en adresgegevens moeten opgeven.
2. Items (producten/diensten)
Je hebt vervolgens de mogelijkheid om items toe te voegen aan de factuur. Zo kun je bestaande producten, waaronder rittenkaarten of retailproducten, toevoegen aan de factuur. Daarnaast kun je zelf factuurregels toevoegen voor producten of diensten die je over het algemeen niet aanbiedt aan je klanten.
- + Product / + Credits: voeg een bestaande losse sessie, rittenkaart of eindigend abonnement toe aan de factuur
- + Artikel/bar (vanaf Pro): voeg een retail- of barproduct toe aan de factuur
- + Eigen regel: voeg een eigen of losse factuurregel toe
Per item kun je de omschrijving, het aantal, het tarief (per stuk) en het btw-tarief aanpassen.
Let op: wanneer je een abonnement met terugkerende betalingen aan een klant wilt geven (met automatische facturering en waarbij een mandaat nodig is) dan kun je dat doen via Product toewijzen. Er is dan meer informatie nodig.
3. Opmerkingen
Voeg eventueel opmerkingen toe aan de factuur. Mocht je hebben ingesteld dat klanten het bedrag ook handmatig kunnen overmaken dan is dit niet nodig om aan te geven bij opmerkingen. Dit wordt automatisch op de factuur weergegeven.
4. Factuuropties
Je kunt de factuur direct aanmaken of eerst als concept of proforma factuur opslaan, zodat je deze later verder kunt afmaken.
Als je de factuur aanmaakt dan kun je er voor kiezen deze te versturen en een betaallink mee te sturen, de factuur direct op betaald zetten en versturen per mail of direct te incasseren (indien machtiging is afgegeven), zodat het bedrag kan worden geïnd. Dit is enkel mogelijk voor een bestaande klant. Voor een gast kan enkel een factuur worden aangemaakt en dat je deze zelf achteraf verstuurt.
Belangrijk: factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum worden automatisch ingesteld wanneer de factuur wordt aangemaakt. De vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van de betalingstermijn die is ingesteld.
Factuur aanmaken over gedane betaling
Wanneer een betaling al binnen is en er is geen factuur aangemaakt (bijv. omdat automatische facturering niet is ingesteld), dan heb je mogelijkheid alsnog een factuur aan te maken over de betaling. Je hebt dan via opties (button met 3 puntjes) bij een betaling de mogelijkheid om een factuur aan te maken.
Foute factuur herstellen
Wanneer een factuur is aangemaakt, dan kun je deze niet verwijderen. In dit geval zal een creditfactuur moeten worden aangemaakt. Voor meer informatie, zie dit artikel.