Um eine Rechnung zu erstellen, hast du folgende Möglichkeiten:
Option 1
Gehe zu Finanzen
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Neue Rechnung (oder + auf dem Mobilgerät)
Option 2
Klicke oben rechts auf +
Klicke auf Rechnung erstellen
Anschließend hast du folgende Möglichkeiten:
1. Kundendaten (bestehender Kunde oder Gast)
Du kannst eine Rechnung an einen bestehenden Kunden oder an einen Gast adressieren.
Einen bestehenden Kunden kannst du einfach auswählen, indem du nach Name oder E-Mail-Adresse suchst. Anschließend kannst du – falls nötig – den Namen, die Adresse oder die Firmendaten, die auf der Rechnung angezeigt werden, über das Bearbeiten-Symbol anpassen.
Möchtest du eine Rechnung für einen Gast erstellen, musst du den Namen (bzw. Firmendaten) sowie die Adressdaten manuell eingeben.
2. Positionen (Produkte / Dienstleistungen)
Du kannst anschließend Positionen zur Rechnung hinzufügen. Dabei kannst du bestehende Produkte, wie z. B. Mehrfahrtenkarten oder Retailprodukte, zur Rechnung hinzufügen. Zusätzlich hast du die Möglichkeit, eigene Rechnungspositionen für Produkte oder Dienstleistungen hinzuzufügen, die du normalerweise nicht anbietest.
+ Produkt / + Credits: füge eine bestehende Einzelsitzung, Mehrfahrtenkarte oder ein endendes Abonnement zur Rechnung hinzu
+ Artikel / Bar (ab Pro): füge ein Retail- oder Barprodukt zur Rechnung hinzu
+ Eigene Position: füge eine individuelle Rechnungsposition hinzu
Pro Position kannst du die Beschreibung, die Menge, den Preis pro Stück sowie den MwSt.-Satz anpassen.
⚠️ Hinweis:
Möchtest du einem Kunden ein Abonnement mit wiederkehrenden Zahlungen zuweisen (inkl. automatischer Rechnungsstellung und Mandat), musst du dies über Produkt zuweisen erledigen. Hierfür sind zusätzliche Angaben erforderlich.
3. Bemerkungen
Optional kannst du Bemerkungen zur Rechnung hinzufügen.
Wenn du eingestellt hast, dass Kunden den Betrag auch manuell überweisen können, musst du dies hier nicht extra erwähnen – diese Information wird automatisch auf der Rechnung angezeigt.
4. Rechnungsoptionen
Du kannst die Rechnung:
direkt erstellen, oder
zunächst als Entwurf oder Proforma-Rechnung speichern, um sie später weiter zu bearbeiten.
Beim Erstellen der Rechnung kannst du wählen, ob du:
die Rechnung versendest und einen Zahlungslink hinzufügst,
die Rechnung direkt als bezahlt markierst und per E-Mail versendest, oder
den Betrag direkt einziehst (sofern ein Mandat vorliegt).
Dies ist nur bei bestehenden Kunden möglich.
Für Gäste kann lediglich eine Rechnung erstellt werden, die du anschließend manuell versendest.
Wichtig
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum werden automatisch beim Erstellen der Rechnung festgelegt.
Das Fälligkeitsdatum wird automatisch auf Basis der eingestellten Zahlungsfrist berechnet.
Rechnung für eine bereits erfolgte Zahlung erstellen
Wenn eine Zahlung bereits eingegangen ist und noch keine Rechnung erstellt wurde (z. B. weil die automatische Rechnungsstellung nicht aktiviert war), kannst du nachträglich eine Rechnung zur Zahlung erstellen.
Dazu hast du bei einer Zahlung über die Optionen (Schaltfläche mit den drei Punkten) die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen.
Fehlerhafte Rechnung korrigieren
Sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann sie nicht gelöscht werden.
In diesem Fall muss eine Gutschrift (Korrekturrechnung) erstellt werden.
Weitere Informationen dazu findest du im entsprechenden Artikel.